Spulleen is een lokaal, non-profit uitleeninitiatief in Breda. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij transparant uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerking voor onze kernfuncties

Wij verwerken je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en uitleningsgegevens om leningen, reserveringen, communicatie en terugnames mogelijk te maken. Wij delen je gegevens alleen met vrijwilligers, partners of vervoerders voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een lening.

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor onze administratie en wettelijke verplichtingen. Je kunt inzage, correctie of verwijdering van je gegevens aanvragen door contact op te nemen via het e-mailadres dat op de website staat vermeld.

2. Locatiebepaling (GISCO)

Om ophaalpunten op afstand te kunnen sorteren, bepalen wij bij benadering de coördinaten (breedte- en lengtegraad, nauwkeurig tot ongeveer 10 meter) van je adres.

3. Nieuwsbrief (Laposta)

Aanmelden voor de nieuwsbrief staat los van het aanmaken van een account en gebeurt via een apart formulier op de website.

4. E-mailverwerking en Communicatiediensten (AhaSend)

Voor het verzenden van automatische systeem-e-mails (zoals reserveringsbevestigingen, statusupdates en notificaties) en het faciliteren van e-mailcommunicatie tussen klanten onderling maken wij gebruik van de externe e-maildienst AhaSend (aangeboden door AhaSend B.V.).

Privacyonderdeel	Details
Verwerkte gegevenscategorieën	• E-mailadressen van zowel verzender als ontvanger • Namen, indien verstrekt bij communicatie • E-mailinhoud en bijbehorende metadata, zoals onderwerpregels en tijdstempels • Aflevergegevens, waaronder bezorgstatussen, uitgestelde afleveringen, bounces en spamklachten • IP-adressen, user-agentgegevens en interactiegegevens (zoals geopende e-mails en kliks), indien tracking is ingeschakeld • Eventuele contactlijstgegevens en abonnementsstatussen, voor zover deze functies worden gebruikt
Specifieke verwerkingsdoeleinden	• Het betrouwbaar en geautomatiseerd verzenden van systeem- en transactie-e-mails • Het faciliteren van e-mailcommunicatie tussen klanten in het kader van het uitleenproces • Het bewaken van de bezorgbaarheid, het voorkomen van misbruik en spam, en het oplossen van technische leveringsproblemen • Het analyseren van aflevergegevens en, indien van toepassing, interactiegegevens voor rapportage en verbetering van de dienstverlening • Het opsporen van mogelijk misbruik, spam, phishing en andere overtredingen van de gebruiksvoorwaarden van AhaSend
Juridische basis onder de AVG	• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): Noodzakelijk voor het verzenden van operationele systeem- en gebruikerscommunicatie die verband houdt met de uitleendiensten. • Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): Voor zover van toepassing, ons belang bij een betrouwbare en beveiligde e-mailinfrastructuur, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische problemen. Voor eventuele tracking en aanvullende analyses beoordelen wij afzonderlijk welke rechtsgrondslag van toepassing is.
Gegevenslocatie en doorgiftemechanismen	• Gegevenslocatie: Volgens de DPA worden persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. AhaSend maakt gebruik van infrastructuur en subverwerkers in onder meer Duitsland, Finland, Bulgarije, Noorwegen en Frankrijk. De actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar via de DPA van AhaSend. • Doorgifte buiten de EER: Doorgifte buiten de EER is alleen toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en voldoet aan hoofdstuk V van de AVG. Afhankelijk van de situatie kan dit plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework of passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's), aangevuld met een doorgifte-effectbeoordeling en eventuele aanvullende maatregelen.
Bewaartermijnen en verwijdering	• Bewaartermijn: AhaSend bewaart persoonsgegevens gedurende het gebruik van de dienst en zolang dat nodig is voor de overeengekomen doeleinden. Na beëindiging van het account worden gegevens doorgaans binnen maximaal 90 dagen verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde operationele redenen een langere bewaring vereisen. Afmeldverzoeken en spamklachten kunnen langer worden bewaard om afmeldingen te blijven respecteren. Interactiegegevens kunnen langer in geaggregeerde of geanonimiseerde vorm worden bewaard. • Opslag van e-mailinhoud: Voor transactionele e-mails kan opslag van de inhoud door de klant worden uitgeschakeld. De DPA vermeldt daarnaast dat campagne-inhoud wordt bewaard gedurende de campagne en de bijbehorende rapportage. De feitelijke opslag is afhankelijk van de gebruikte functies en instellingen. • Verwijdering: AhaSend verwijdert of retourneert gegevens na beëindiging van de dienstverlening volgens de DPA en het toepasselijke bewaarbeleid. Dit betekent niet dat alle gegevens onmiddellijk worden verwijderd; beperkte bewaring kan onder meer nodig zijn voor back-ups, operationele continuïteit of het respecteren van afmeldverzoeken.
Geautomatiseerde analyse van e-mailinhoud	• AhaSend kan e-mailinhoud met behulp van een groot taalmodel (LLM) automatisch analyseren voor het opsporen van misbruik. Volgens de DPA geldt dit voor accounts die nog niet door AhaSend zijn geverifieerd, bij accountmonitoring wanneer misbruik wordt vermoed, en voor marketingcampagnes vóór verzending. • Zodra een account is geverifieerd, worden transactionele berichten van dat account niet langer aan deze analyse onderworpen. • De analyse is uitsluitend bedoeld om overtredingen van de gebruiksvoorwaarden van AhaSend op te sporen, zoals spam, phishing en andere verboden inhoud. De analyse vindt plaats binnen de EER. De inhoud wordt volgens de DPA niet door de modelaanbieder bewaard na de analyse en wordt niet gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren.

5. Jouw Rechten als Betrokkene

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens:

Voor vragen, opmerkingen of het uitoefenen van je rechten kun je contact met ons opnemen via het e-mailadres dat vermeld staat op spulleen.nl.